“Bão email” diễn ra khi có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn người phản hồi vào một chủ đề email được gửi trước đó do có người quên để địa chỉ thư điện tử của những thành viên khác vào mục BCC hoặc gửi tới một danh sách bị cấu hình sai. Tính năng chặn Reply All (Phản hồi cho tất cả mọi địa chỉ email có trong danh sách trước đó) sẽ xóa bỏ “cơn ác mộng” khi hòm thư liên tiếp nhận những thông tin không quan trọng (hoặc không liên quan) tới một cá nhân và đặc biệt hữu ích cho các tổ chức, công ty lớn.
Theo TheVerge, ban đầu tính năng được triển khai để phát hiện 10 email được phản hồi tất cả tới hơn 5.000 địa chỉ nhận trong vòng 60 phút. “Chúng tôi thu thập dữ liệu sử dụng và phản hồi của khách hàng qua thời gian để hiểu rõ vấn đề và sẽ điều chỉnh, nâng cao tính năng Ngăn phản hồi ‘bão email’ (RASP) để mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng dùng Office 365”, đại diện nhóm phụ trách Exchange của Microsoft chia sẻ.
“Bão email” do phản hồi tới tất cả người nhận đã là vấn đề xảy ra trong các doanh nghiệp nhỏ cũng như quy mô lớn từ hàng thập kỷ nay. Bản thân Microsoft cũng có một sự cố đầy tai tiếng vào năm 1997 và được gọi bằng tên “sự cố Bedlam DL3”. Khi đó, có khoảng 25.000 người trong danh sách đính kèm không ngừng phản hồi lại thư điện tử cho tất cả mọi người, tạo ra 15 triệu email chiếm tới 195 GB dữ liệu. Sự cố làm quá tải máy chủ mail Exchange của Microsoft. Công ty sau đó phải phát hành tính năng giới hạn người nhận tin trong Exchange nhằm kiểm soát các sự cố trong tương lai.
Dù vậy công ty vẫn chịu những trường hợp tương tự. Năm ngoái, một thông báo trên GitHub đã kích hoạt “bão email” tới hàng nghìn nhân viên Microsoft. Hồi tháng 3 vừa rồi cũng vài nghìn nhân sự công ty bị phát hiện sử dụng Reply All trong một chủ đề email (nhưng được xử lý gọn trong vòng 30 phút sau).
Tính năng RASP sẽ khả dụng trong 4 giờ liên tục từ khi được kích hoạt lần đầu (tự động), đủ thời gian để ngăn mọi người gửi phản hồi cho tất cả về nội dung email chẳng liên quan tới họ. Tuy nhiên dường như RASP mới chỉ dành cho nhân viên của Microsoft.
“Con người thì vẫn là con người dù họ làm việc cho công ty nào. Chúng tôi đã thấy phiên bản đầu tiên của tính năng mới giảm ảnh hưởng của ‘bão email’ trong nội bộ doanh nghiệp”, đại diện hãng chia sẻ thêm.
Anh Quân
